La première démarche à accomplir consiste à s'interroger sur la nature exacte du site qui doit être réalisé. Certains sites web supposent une mise à jour plus ou moins fréquente et une maintenance qui sera réalisée, selon les cas, soit par l'entreprise, si elle dispose d'un personnel ayant les connaissances techniques nécessaires, soit par le prestataire, dans le cadre d'un contrat de maintenance. En ce cas, la poursuite des relations doit être envisagée au delà de la "mise en ligne" du site web.
Le cahier des charges devra prévoir :
- tout d'abord les prestations à accomplir au titre de la conception de la structure (ou arborescence) du site, qui permet d'imaginer la manière dont les utilisateurs pourront naviguer au sein de celui-ci ; la définition précise de l'arborescence a pour intérêt d'inciter les parties à réfléchir, par avance, sur le caractère "évolutif" - ou non - du site, notamment pour éviter que, par un manque de réflexion initial, le prestataire soit amené, dans un avenir proche, à concevoir - de A à Z - un nouveau site web pour répondre aux attentes des utilisateurs,
- ensuite, les obligations du prestataire en matière de rédaction des textes publiés dans le site (cette partie de la réalisation du site relève plus de la communication que d'une prestation de nature technique) en matière de réalisation de la charte graphique et des diverses images utiles l'ergonomie du site et à l'identification de l'entreprise,
- et les obligations du prestataire en matière de référencement du site (référencement manuel auprès des moteurs de recherche et des annuaires).
Compte tenu du caractère "multimédia" du site et des divers aspects de sa réalisation (technique, artistique, communication), il est fréquent de faire intervenir plusieurs prestataires pour parvenir à un résultat satisfaisant.
Le contrat de réalisation d'un site web peut être intégré dans certains cas, à un contrat complexe comprenant l'hébergement du site, dans la mesure ou certaines entreprises assurent tant l'hébergement de sites professionnels que leur conception et/ou leur réalisation.
Les conditions essentielles du contrat étant déterminées, il est nécessaire qu'un devis soit établi.
Le prix peut être fixé soit sous la forme d'un forfait global jusqu'à la réalisation définitive du site, en prévoyant un certain nombre de pages, de textes (de mots), un certain nombre d'images et les technologies utilisées. Cette formule conviendra à des sites vitrines ou des sites conclus selon un modèle préétabli par le prestataire et accepté par l'entreprise.
Pour un site plus élaboré ou réellement personnalisé, nécessitant des développements informatiques et comportant nombre de scripts CGI, JAVA ou JAVASCRIPT (formulaires par exemples) et une infographie sur mesure, il convient alors d'établir un devis définissant un tarif (horaire ou forfait) pour chaque type de développement.
Dans ce dernier cas, il convient également de fixer, par avance, le coût de la maintenance et de la mise à jour en prévoyant une certaine périodicité.
Bien entendu, les prestations supplémentaires (réservation d'un nom de domaine, statistiques de connexion ...) doivent donner lieu à une rubrique distincte au sein du devis.
Pour éviter d'éventuelles difficultés, il convient également de déterminer, dès l'origine, qui, de l'entreprise au nom duquel le site sera divulgué, ou du prestataire réalisant le site, procédera aux déclarations auprès de la CNIL, du CSA, du Procureur de la République ainsi qu'au dépôt légal à la Bibliothèque Nationale.