L’utilisation des NTIC

Le mouvement de convergence des nouvelles technologies conduit à une généralisation de " l’informatique communicante " qui permet une dématérialisation des biens échangés dans le cadre des activités économiques, ainsi que des structures économiques elles-mêmes (les entreprises).

Pas de télétravail sans nouvelles technologies de l’information et de la communication

Que sont les NTIC ?

Le terme technologies se réfère aux matériels et aux techniques utilisés dans l’entreprise à des fins de production au sens large, de distribution, et de gestion.

Le terme information est entendu au sens large. Il comprend tout ce qui peut être numérisé et traité par l’outil informatique (textes, images, sons, ensemble combinant plusieurs de ces éléments grâce à un outil multimédia).

Le terme communication renvoie à l’ensemble des techniques qui permettent l’émission et la réception quasi immédiate d’une information, audio (téléphonie) écrite et numérisée (télécopie, messagerie électronique, visuelle (vidéoconférence ou visioconférence).

Le traitement de l’information reçue peut être plus ou moins automatisé (transferts, réponse automatique, classement automatique).

Le travail à la chaîne est une conséquence de l’essor de l’industrie et en particulier de l’industrie automobile. Le télétravail est et sera une conséquence de la dématérialisation de l’économie.

Il est un fait que l’essentiel de biens échangés dans l’économie n’est plus constitué de matière mais d’information traitée (lettres, notes, études, rapports, articles, œuvres musicales, œuvres multimédia…) ce dans tous les secteurs de l’activité économique.

Le télétravail est donc rendu possible par :

• la miniaturisation des ordinateurs,
• la généralisation de leur utilisation,
• la réduction du coût d’utilisation des réseaux de télécommunication,

• l’utilisation des technologies de l’Internet qui permet une excellente communication entre des ordinateurs distants,
• et la convivialité de ces technologies, qui facilite leur usage pour les non spécialistes.

Transporter instantanément des rapports et des études via les réseaux informatiques

Dans la réalité, le télétravail prend forme grâce au développement des technologies qui permettent non seulement de traiter rapidement toute sortes d’informations, mais également de transporter instantanément un ensemble de données numériques constituant une étude, un rapport, un dessin industriel ou une œuvre multimédia entre deux lieux plus ou moins éloignés.

Les entreprises deviennent " virtuelles " dans la mesure où les moyens techniques rendent souvent inutile la présence constante, dans les locaux de l’entreprise, d’un grand nombre de salariés (entre ¼ et la totalité des salariés selon les activités).

La couturière à domicile n’est pas un télétravailleur

Il n’y a pas et ne peut y avoir de télétravail sans usage régulier de l’outil informatique et des moyens de télécommunication.

Au-delà de la variété de situations des télétravailleurs et de la multiplicité des formes d’organisation du télétravail salarié, il existe un point commun : l’utilisation constante ou régulière des moyens modernes de télécommunication pour maintenir un contact quasi permanent avec l’établissement principal de l’employeur.

Tous les télétravailleurs ne sont pas pour autant des experts en nouvelles technologies

Certes, le télétravail concerne en premier lieu les informaticiens

Les informaticiens sont, certes, parmi les premiers concernés par ce mode d’organisation, pour plusieurs raisons :

ils maîtrisent les outils informatiques et ont souvent une bonne connaissance des télécommunications,

ils sont, pour beaucoup d’entre eux, amenés à effectuer des mission en déplacement chez des clients (régies, missions, maintenances…).

A l’heure actuelle, une partie très importante des collaborateurs des entreprises traite, dans le cadre de ses fonctions, exclusivement de l’information, qu’elle se présente :

• sur support papier,
• sur un autre support matériel,
• ou déjà sous forme numérique,

(gestion de la production, comptabilité, contrôle de gestion, ressources humaines, management des équipes commerciales, juridique, administratif, secrétariat, études et recherches, marketing, communication, information interne…) et ce dans tous les secteurs .

Le télétravail n’est pas, comme on pourrait le croire, réservé au secteur tertiaire ou " quaternaire ".

Certes, l’évolution technique n’oblige pas les entreprises à modifier leur organisation en mettant en place des solutions de télétravail. Les salariés peuvent traiter l’information en demeurant dans les locaux de l’entreprise.

Mais :

- en raison de cette évolution, leur présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ne présente désormais aucune utilité sur le plan technique et économique,

- alors que l’entreprise peut désormais mettre en place une nouvelle organisation, aussi profitable pour elle que pour les salariés concernés, dès lors qu’elle est effectuée avec rigueur.

Quelles technologies pour quel télétravail ?

Traiter des données hors des murs de l’entreprise

Le télétravailleur est d’abord un travailleur " à distance " (têle signifie, en grec, " au loin, à distance "). Il n’est pas nécessairement connecté en permanence à un réseau informatique.

Dans le cadre de toute relation salariale, l’employeur doit mettre à la disposition des salariés des équipements de travail qui lui permettent d’exécuter sa mission et d’accomplir correctement l’ensemble de ses tâches.

Le fait que le travail s’exécute hors des locaux de l’entreprise ne modifie en rien cette règle.

Les modalités de mise à disposition du matériel

Compte tenu des risques liés à un usage privé du matériel professionnel et aux questions concernant la protection des données, il est, dans la plupart des cas, préférable de réserver le matériel confié par l’employeur à un usage professionnel.

Si toutefois un usage mixte était envisagé, l’entreprise pourrait profiter du dispositif fiscal qui permet aux entreprises, à compter de l’année 2001, de donner à leurs salariés des matériels informatiques neufs pour leur usage personnel.

Cet avantage n’est pas considéré comme un avantage en nature et ne donne lieu à aucune imposition ni aucune cotisation de sécurité sociale dans la limite de 10.000,00 Francs par salarié.

En, revanche, les entreprises peuvent pratiquer des amortissements et des déductions de charge à hauteur du montant des acquisitions.

Le matériel le plus approprié sera différent selon que le travail sera exécuté :

• sur un poste fixe (télétravail à domicile ou en télécentre),
• lors de déplacements (télétravail nomade).

Il est préférable de mettre à la disposition des télétravailleurs à domicile un ordinateur de bureau, plus performant et plus fonctionnel, à coût égal, qu’un ordinateur portable. En outre, le caractère fixe de l’ordinateur évitera tout sinistre lié au transport du matériel.

En revanche, les télétravailleurs qui se déplacent fréquemment (notamment chez des clients) disposeront d’un ordinateur portable suffisamment puissant ainsi que d’outils de téléphonie mobile permettant une bonne " joignabilité " pendant les horaires de travail convenus entre les parties.

Il n’y a pas de télétravail efficace sans une utilisation efficace des logiciels permettant une bonne communication entre les ordinateurs.

Des logiciels trop complexes, peu conviviaux, réduisent en grande partie l’intérêt que peut avoir l’utilisation de l’outil informatique pour traiter l’information.

Des logiciels trop simples, offrant peu de fonctionnalités, risquent de faire perdre du temps au télétravailleur, contraint d’effectuer de nombreuses manipulations. Ils peuvent, au reste, être contraires aux règles essentielles de l’ergonomie.

Dans les deux cas, le gain de productivité qui doit résulter de l’automatisation des tâches peut être sensiblement réduit.

La sécurité des télétravailleurs

L’employeur doit mettre à la disposition des travailleurs les équipements de travail nécessaires appropriés au travail à réaliser ou convenablement adaptés à cet effet, en vue de préserver la santé et la sécurité des travailleurs.

De manière plus générale, une obligation de sécurité physique pèse sur l’employeur, de sorte que celui-ci doit s’assurer du respect de la sécurité des salariés à l’occasion de l’utilisation des équipements de travail.

Il convient de retenir que la normalisation technique européenne conduit à mettre sur le marché des équipements informatiques ainsi que des matériels " périphériques " (notamment écrans de visualisation) dont l’ergonomie a été constamment améliorée.

Un décret du 14 mai 1991 réglementant les travaux sur les équipements comportant des écrans de visualisation. Cette réglementation s’applique au travail sur l’ordinateur.

Elle prévoit qu’une interruption périodique du travail afin de limiter la fatigue visuelle ainsi que la facture posturale.

Quel que soit sont lieu de travail, le poste sur lequel le travail sur écran est affecté doit être adapté et notamment par la mise à disposition d’un siège approprié adaptable en hauteur et en inclinaison.

La sécurité du matériel et des données

Les systèmes informatiques et de télécommunication sont de plus en plus complexes et de plus en plus sophistiqués.

Si les dysfonctionnements ne sont pas plus fréquents qu’auparavant, la panne peut conduire à une véritable situation de chômage technique temporaire jusqu’à réparation.

Aussi, le télétravailleur doit-il pouvoir :

• disposer d’un matériel fiable,
• équipé d’un système facilitant la restauration du système et des données,
• remédier lui-même aux dysfonctionnements courants après avoir effectué un examen sommaire du système et/ou des fichiers,
• disposer, en cas de dysfonctionnement plus grave, à un accès à un interlocuteur pouvant l’assister sur le plan technique.

Un télétravailleur doit être suffisamment autonome pour utiliser les fonctions de son équipement lui permettant d’accomplir sa tâche comme s’il était dans les murs de l’entreprise. Cette autonomie suppose, dans certains cas, une formation.

L’intégrité du matériel et/ou des données peut être affectée par :

• un accident dû à des causes extérieures (coupure de l’alimentation électrique, incendie) ou à des pannes provenant du matériel lui-même,
• un manque de fiabilité des composants,
• des erreurs dans la programmation (" bugs "),
• une erreur de manipulation,
• ou…un acte de malveillance.

ATTENTION

selon la brigade d’enquête sur les fraudes aux technologies de l’information (BEFTI), 80 % des délits informatiques commis sur site ou via un réseau ouvert sont des actes de malveillance commis par des salariés.

En ce cas, les responsables s’exposent non seulement à un licenciement pour faute lourde, sans préavis ni aucune indemnité, mais, le cas échéant, à des poursuites pénales.

Garantir la sécurité des systèmes

La sécurité physique des systèmes doit être envisagée de manière globale, au-delà de l’utilisation ponctuelle, par le télétravailleur, de matériels et de logiciels mis à sa disposition.

Il existe des méthodes standards (MARION, MELISA, CRAMM) permettant de détecter les risques informatiques et de définir les actions à mettre en œuvre pour éradiquer ou limiter les trois catégories de risques (disponibilité, intégrité, confidentialité).

En pratique, pour le travail " hors ligne ", les problèmes les plus préoccupants ne concernent pas la confidentialité des données, mais la disponibilité du matériel et l’intégrité des données.

Les précautions à prendre quant à l’utilisation du matériel informatique et à son accès (notamment interdiction aux tiers d’y accéder) doivent être définies :

- soit dans le contrat de travail,

- soit dans le cadre d’un acte opposable à l’ensemble des membres du personnel concernés (charte, règlement intérieur).

De manière générale, il est préconisé :

• d’utiliser systématiquement un logiciel de détection de virus régulièrement mis à jour (le virus pouvant être localisé dans un fichier enregistré sur une disquette),
• de sauvegarder, le plus souvent possible, les données sur une unité spéciale de sauvegarde ou, à défaut, sur des disquettes ordinaires.

ATTENTION

La Cour de cassation a décidé que la mise en danger, préjudiciable à l’entreprise, du fonctionnement d’un système informatique, résultant d’une erreur commise par un salarié chargé d’installer un logiciel de gestion, lors de la mise en place de fichiers, pouvait constituer :

• une insuffisance professionnelle justifiant son licenciement,
• sans pour autant que cette faute constitue une faute grave.

La gravité de la faute du salarié s’appréciera au regard de ses fonctions et de ses compétences et de l’attitude de l’employeur.

Emettre et recevoir des données et des informations

Le téléphone constitue, pour les télétravailleurs et notamment pour les télétravailleurs nomades, un excellent moyen d’échange des informations, à distance et en temps réel, permettant :

une communication rapide,

avec un matériel peu coûteux,

même en déplacement (téléphonie mobile).

En revanche, il a de nombreux inconvénients :

• il ne reste pas de trace de l’entretien,
• le coût des communications téléphoniques demeure élevé,
• l’usage voulant que la réponse soit immédiate, des appels répétés peuvent avoir des effets néfastes sur le traitement des dossiers,
• sa confidentialité est moyenne (les communications pouvant être assez facilement écoutées et/ou enregistrées).

Il s’agit, dans une relation de télétravail, d’un moyen de communication :

• relativement rapide,
• utilisé dans la quasi-totalité des entreprises
• et qui permet de conserver une trace des échanges ayant une certaine valeur probante.

La télécopie est, en revanche, inférieure à l’entretien téléphonique s’il s’agit non pas de communiquer une information mais d’échanger en temps réel des informations.

Elle est, s’agissant de sa rapidité et des possibilité qu’elle offre dans le cadre du travail à distance, très inférieure à la messagerie électronique.

Faire communiquer l’ordinateur de l’entreprise avec celui du télétravailleur

L’accès au réseau Internet s’effectue au moyen d’un " modem " (modulateur - démodulateur ) qui permet à deux ordinateurs distants d’échanger des données.

L’accès au réseau sera plus ou moins efficace et plus ou moins rapide selon :

• le matériel (modem) utilisé,
• la solution technique d’accès choisi (réseau RTC (ligne téléphonique), câble, technologie ADSL et bientôt ondes herziennes).

La prise en charge des frais de connexion du télétravailleur

La prise en charge des frais liés à l’utilisation des réseaux informatiques et de télécommunications n’étant pas réglementée, les modalités de cette prise en charge doivent être, dès l’origine, convenues entre l’entreprise et le télétravailleur.

La prise en charge des frais peut également faire l’objet d’un accord collectif tout en laissant une possibilité d’adaptation à chaque cas particulier.

Si l’équipement est utilisé exclusivement dans un but professionnel, la règle de prise en charge est simple.

Il peut s’agir d’une avance sur frais avec une régularisation périodique, sur remise des factures acquittées par le salarié.

Si le matériel est utilisé pour partie à titre professionnel et pour partie à titre personnel, deux solutions sont possibles :

• soit une clé de répartition déterminée à l’avance,
• soit le versement mensuel d’une somme forfaitaire, déterminée à l’avance, au titre de la prise en charge des frais professionnels.

La messagerie électronique (e-mail) permet un échange de messages textuels entre l’ordinateur de l’entreprise et celui du travailleur distant, au moyen d’un logiciel de messagerie. Le message est transmis d’ordinateur à ordinateur sous forme de données numérisées.

Il est possible de joindre aux messages des fichiers correspondant à des dossiers très volumineux. Un rapport de cent pages est transmis au destinataire instantanément, dans un format qui lui permet de le retravailler et de le modifier immédiatement au moyen d’un logiciel de traitement de texte.

La messagerie électronique est un outil extraordinaire qui présente cependant certains défauts :

• manque de confidentialité,
• accroissement de la propagation des virus.

Les atteintes à la confidentialité des données, liés aux échanges effectués sur les réseaux informatiques, donnent lieu à des solutions techniques de prévention.

Les solutions techniques de prévention

La sécurité du réseau peut, tout d’abord, être mis en œuvre par des routeurs " pare-feu " ou " firewall ". Il s’agit d’une solution complète relativement onéreuse (pouvant atteindre plusieurs centaines milliers de francs) permettant de constituer un réseau privé sécurisé et de l’isoler efficacement de l’Internet.

La sécurité des données peut être assurée, pour un moindre coût, par le cryptage. En ce cas, les transmissions peuvent s’opérer via l’Internet sans utilisation d’un réseau privé protégé. Seules les données transmises sont protégées. Cette solution n’assure pas la sécurité des équipements reliés au réseau.

Depuis 1999, les systèmes de cryptographie à niveau de sécurité élevé (128 bits) peuvent, en effet, être librement utilisés. Certaines solutions de cryptage sont disponibles gratuitement sur l’Internet.

Les systèmes d’authentification et/ou de chiffrement ne sont, en pratique, utilisés que pour des échanges strictement confidentiels, nécessitant une garantie de l’intégrité des données, à savoir pour une faible partie des messages échangés.

Optimiser l’utilisation des ressources

Les nouvelles technologies permettent une meilleure utilisation des ressources (des compétences, des connaissances et des informations) dès lors qu’elles assurent un partage de l’ensemble des informations disponibles sur les serveurs du réseau propre à l’entreprise et/ou sur l’Internet.

Cette utilisation optimisée peut s’effectuer à partir de tout poste de travail équipé d’un modem.

Elles permettent également d’organiser des réunions virtuelles, à distance, avec la possibilité de traiter en équipe des données sur un fichier partagé visualisé sur l’écran de tous les participants. L’utilisation des logiciels " groupware " est, en France, encore relativement confidentielle. Les grandes entreprises utilisent plus souvent des moyens internes de vidéoconférence, tandis que les petites et moyennes entreprises ne disposent que rarement d’équipements permettent d’organiser une visioconférence en ligne via un réseau intranet ou le réseau Internet (ou lorsqu’elles disposent d’un tel équipement, leurs interlocuteurs n’en disposent pas encore).

Or, les équipements spécifiques (web-cams) sont très peu chers et des logiciels permettant le travail collaboratif sont désormais disponibles gratuitement (des logiciels légers, tel que Netmeeting de Microsoft, sont téléchargeables sur l’Internet).

Le travail collaboratif

Le travail coopératif ou collaboratif ne constitue pas un mode d’organisation du travail assimilable au télétravail. Il s’agit d’un travail collectif, à distance, par l’utilisation d’un logiciel permettant le travail en groupe, que ce soit au sein des locaux de l’entreprise ou avec des personnes situées hors les murs de l’entreprise.

Ce type d’organisation est de nature à faciliter la création d’un " service organisé ", au sens du droit du travail, alors que les participants se trouvent à distance.

" Groupware " est un néologisme anglo-saxon qui provient de la contraction de group (groupe) et de software (logiciel) qui désigne l’ensemble des logiciels qui permettent à un groupe d’individus de travailler collectivement, le plus souvent en ligne, au moyen d’une utilisation collective des mêmes données informatiques stockées sur le disque dur d’un poste serveur (fichiers partagés).

Cette technique permet, en sus du travail collectif sur un ou plusieurs fichiers partagés :

une communication en direct au moyen d’une fenêtre sur laquelle sont publiés instantanément les textes correspondant aux interventions des différents collaborateurs (pager),

voire une visioconférence permettant à chaque intervenant disposant d’une petite caméra de voir et d’être vu pendant la réunion.

Cette technologie, qui est une manifestation de la convergence des technologies de l’informatique, des médias et des télécommunications, permet :

• la gestion des compétences à distance,
• une meilleure gestion des ressources humaines,
• la communication à distance entre tous les membres du personnel connectés au réseau de l’entreprise,

Il est communément admis que ces moyens techniques permettent une autre forme de gestion des compétences, dénommées " gestion des connaissances " (ou " knowledge management ") tenant compte plus des compétences effectives de chaque membre du personnel plutôt que :

• de leur localisation dans l’espace physique,
• de leur qualification officielle,
• de leur position dans l’organigramme de l’entreprise.

Ces technologies intégrées (informatique, multimédia et télécommunication) permettent, en effet, à plusieurs personnes de travailler (presque) comme étaient dans un même local.

Avec la généralisation du travail collaboratif en ligne, l’entreprise en réseau ou entreprise virtuelle regroupant des bureaux virtuels, sera née.

Contrat de télétravail à domicile (développé)

Avenant de passage au télétravail (développé)